업무용 메신저를 선택할 때 무엇을 검토해야 할까요?

카카오톡을 업무용 메신저로 사용하고 있나요?
누구나 설치하고 익숙하다는 이유로 카톡을 업무에 많이 사용하고 있지만 가급적 빨리 업무용 메신저로 전환해야 합니다.

왜일까요?
모든 정보를 개인 기기에 저장하기 때문입니다.

 

 

 

종신직 직장이 아닌 이상 언제든 사람은 들고 나는 법, 모든 업무 정보를 개인 기기에 저장하는 것은 심각한 보안의 위협이 됩니다.
회사를 퇴직해도 모든 업무 정보를 개인이 소유하고 있기 때문이죠.
조금이라도 보안에 신경 쓰는 회사는 카톡과 같은 개인용 SNS를 사용할 수 없도록 차단하는 게 일반적인데 차단은 못 할지언정 공식 업무 도구로 사용하는 일은 너무도 위험한 결정입니다.
또한 일과 삶의 균형을 추구하는 시대에 개인용 SNS를 업무에 활용하면서 업무와 사생활을 구분하기 모호해 퇴근 후 업무지시 등의 갈등을 유발할 수 있기 때문입니다.

 

 

 

업무용 메신저 검토사항

 

 

업무용 메신저를 선택할 때 무엇을 검토해야 할까요?
가장 먼저 앞서 설명한 것처럼 개인 기기에 정보를 저장하는 제품인가 여부를 체크해야 합니다.
일부 업무용 메신저는 개인 기기에 정보를 저장하기 때문입니다.

 

개인 기기에 정보를 저장하는지 여부를 쉽게 구별하는 방법은
• 내가 보낸 메시지를 삭제해보면 됩니다.
내가 보낸 메시지를 삭제했는데 상대방이 여전히 그 메시지를 조회할 수 있다면 이는 개인 기기에 정보를 저장하는 구조입니다.
• 다른 방법으로는 새로운 기기(핸드폰, PC)로 접속하는 방법입니다.
어떤 기기로 어떤 시점에 접속하든 동일 정보를 조회할 수 있어야 하는데 개별 기기에 정보를 저장하는 구조에서는 접속하는 시점과 기기에 따라 내용을 참조할 수 없습니다.

이런 종류의 업무용 메신저는 선택에서 배제하셔야 합니다.

 

 

추가 체크사항

추가로 업무용 메신저에서 체크해야 할 사항을 하나씩 살펴보겠습니다.

 

 

1모바일 메신저는 충분히 직관적이고 편리한가?

» 모바일 업무 환경은 이제 기업의 필수 조건입니다.
당연히 핸드폰에서 충분히 편리하게 업무를 진행할 수 있는가? 를 체크해야 합니다.
직접 여러 회사의 데모 서비스를 핸드폰에 설치해 몇십분만 사용해 보면 쉽게 파악할 수 있습니다.
접속했을 때 먼저 우리 회사 조직도를 정확히 표현할 수 있는가? 여부를 확인 합니다.
일부 업무용 메신저는 단순 그룹의 형태로 표현해서 기업의 다양한 조직도를 표현하지 못하는 경우가 많습니다.
조직도는 기업 구조를 표현하는 명확한 형식이며 상대를 선택할 때 가장 쉽고 직관적으로 접근할 수 있는 표현방식입니다.

NOPSpro 메신저 조직도, 사용자 선택 시 기능메뉴

 

또한 조직 및 인원 변경사항을 접속 중인 사용자의 조직도 화면에 실시간으로 반영 할 수 있는가? 를 살펴봐야 합니다. 조직개편 또는 신입 사원을 등록해도 조직도에 즉시 반영되지 않는다면 불편함이 따를 수 있습니다.
조직도를 잘 표현하고, 조직도를 이용해 쉽게 메시지를 전달하는 기능이 제공되는 제품이 업무 활용에 적합한 제품입니다.
• NOPSpro 메신저는 가장 직관적인 형태로 조직도를 표현하고 정보 변경 시 접속 중인 모든 사용자의 조직도 정보를 실시간으로 원격 갱신할 수 있습니다.

 

2메시지 확인 여부를 구분할 수 있는가?

» 그룹 대화에서는 여러 사용자 중 누가 내용을 확인했는지 구별할 수 있어야 합니다.
대부분 메신저는 읽지 않은 사용자를 숫자로 표시하지만 누가 읽었는지 확인할 수 없습니다. 업무용 메신저에서는 누가 읽고, 읽지 않았는지 명확하게 구분할 수 있어야 원활한 업무 진행이 가능합니다.

NOPSpro 메신저 그룹 대화  참여여부 및 메시지 확인일시

메시지를 읽지 않은 사용자를 확인할 수 있어야 적절하게 추가적인 연락이나 조치를 할 수 있기 때문입니다.

 

3첨부파일 다운로드에 제한이 있는가?

» 파일 첨부 용량과 다운로드에 제한이 없어야 합니다.
지정 기간 내에만 파일 다운로드가 가능하게 제한된 메신저는 업무에 적합하지 않습니다.
이는 결국 각 개인 기기에 정보를 저장하고 유지하도록 권장하는 형태이기에 보안에 취약할 뿐 아니라 일자가 지난 과거 파일을 참조할 수 없어 재요청 해야 하는 불편함을 유발합니다.

• NOPSpro 메신저는 파일 첨부와 다운로드에 제한이 없습니다.

 

4용량에 따라 추가 비용이 있는가?

» 업무에서는 많은 문서나 파일을 올리게됩니다.
서버 사용량에 제한이 있고 제한된 용량을 넘어설 때 추가적인 비용이 발생한다면 이 점을 검토해야 합니다.
업로드하는 정보는 계속해서 쌓이고 누적됩니다. 용량에 따른 비용이 발생한다면 시스템을 오래 사용할수록 비용이 계속 늘어나는 구조이므로 사전에 충분히 비용을 검토해야 합니다.

• NOPSpro 메신저는 서버 용도의 고객 소유 컴퓨터에 데이터를 저장하는 형식으로 용량에 따른 비용은 발생하지 않습니다.

 

5신규 참여자가 과거 내용을 확인할 수 있는가?

» 신입 사원이 그룹 대화에 새로 참여했다면, 과거 내용을 모두 확인할 수 있어야 합니다.
참여 시점과 관계없이 모든 내용을 확인할 수 있어야 업무를 파악하고 공유하는 데 유용합니다.
늦게 참여해서 이전 내용을 확인할 수 없거나 기기가 바뀌었다고 기존 내용을 확인할 수 없는 시스템은 업무에 적합하지 않습니다.

 

6업무용 서식을 사용할 수 있는가?

» 품의서, 휴가계획서, 회의록 등 업무용 서식은 주로 그룹웨어의 전자결재 기능에 적용되어 있습니다. 비용을 절약하기 위해 메신저 기능만 도입해 사용하는 경우에도 업무 서식을 사용할 수 있다면 활용성을 극대화할 수 있습니다.
각 개인이 관리하는 워드, 엑셀 등의 업무 서식으로 문서를 작성해 메신저에 첨부해서 전달하고 공유하는 것이 지금까지 익숙하고 당연하다 생각하겠지만 그렇지 않습니다.
별도 문서 파일이 아닌 표준화한 업무 서식으로 문서를 작성하고 공유할 수 있다면 업무의 품격과 효율을 높일 수 있습니다.
NOPSpro 메신저에서는 그룹웨어에 적용하는 모든 업무 서식을 메신저의 쪽지 기능에서도 사용할 수 있습니다.

NOPSpro 메신저 업무 서식을 이용한 쪽지 작성

쪽지는 대화 기능과 달리 문서 작성을 기반으로 하는 기능입니다.
업무 서식으로 문서를 작성해 전송할 수 있으며 수신자가 언제 문서를 조회하는지 모두 기록되며 상대가 문서를 조회할 때 실시간으로 알림을 받을 수 있습니다.
메신저에서 업무용 서식으로 문서를 작성하고 활용할 수 있다면 여러분의 업무는 더욱 편리하고 간편해질 수 있습니다.

 

7보안은 적절한가?

스마트폰으로 모든 업무를 처리하는 환경에서 스마트폰의 분실은 또 다른 위험요인입니다.
분실 폰에서 접속 중인 앱을 통해 정보가 유출될 수 있기 때문에 보안의 관점에서 업무용 메신저는 접속중인 사용자 기기(모바일, PC)를 원격으로 실시간 종료시키고 접속을 통제 할 수 있어야 합니다.
또한 접속할 수 있는 기기를 제한하고 통제할 수도 있어야 합니다.

서버에 저장하는 문서와 파일의 유출에 대비되어 있는가도 확인해야 합니다.
자료의 직접 유출에도 대비되어 있다면 조금 더 안심하고 시스템을 사용할 수 있습니다.

• NOPSpro 메신저는 사용자의 접속을 원격으로 통제하고 제한할 수 있으며 서버에 저장하는 파일을 모두 암호화하여 파일이 유출되더라도 조회할 수 없도록 보안이 적용되어 있습니다.

 

 

업무용 메신저를 선택할 때 무엇을 검토해야 할까요?
NOPSpro그룹웨어 http://www.nops.co.kr