기업은 쉽게 사용할 수 있는 문서 서명 시스템이 필요합니다.

기업에서 계약서와 같이 중요한 문서에 서명(날인)하는 것 외에도 종이 문서에 가볍게 서명하는 업무를 흔하게 볼 수 있습니다.

회의/교육 등에 참석을 확인하는 서명, 상품 또는 제품의 이동과 인계/인수를 확인하는 서명, 설비나 기기의 상태를 점검하고 체크하는 서명, 방문자의 출입증 발급 및 개인정보 활용 동의에 대한 서명, 행사 또는 프로그램의 진행 사황을 기록하기 위해 현장 사진 촬영 및 확인 서명, 고객에게 상품 또는 서비스를 제공한 후 확인받는 서명 등 다양한 상황에서 종이 문서에 서명을 하게 됩니다.

이렇게 업무 과정에서 종이 문서에 서명하는 경우가 많지만 서명받은 문서를 관리, 검색, 정보화 하는 것은 지난하고 번거로운 작업입니다.

 

 

예를 들어 고객에게 서비스를 제공한 후 확인 받은 서명 문서가 업무에 중요하고 또 자주 과거 내역을 참조해야한다면, 종이 문서 하나하나를 스캔하여 파일로 만들고 이를 공유하기 위해 업무 시스템에 등록하거나 공유 서버에 업로드해야 합니다.
누군가는 종이 문서를 전자문서로 변환하고 등록하는 작업을 매일 같이 반복적으로 해야하며 적절한 업무 시스템이 없다면 등록한 정보를 검색하고 참조하는 방법도 불편할 수 있습니다.

과거에는 서명받을 기기 환경을 갖추기 어렵고 이를 지원하는 S/W 시스템이 없었기에 대규모 H/W 투자와 S/W 개발로 시스템을 구축하였습니다.
이제 누구나 스마트폰을 소유하게 되어 서명을 쉽게 받을 수 있는 기기 환경은 갖추어졌으나 일반적인 기업 환경에서 쉽고 간편하게 사용할 수 있는 문서 서명 S/W 를 찾기 쉽지 않아 업무에 적용하기 어려운 것이 현실입니다.

 

NOPSpro 메신저/그룹웨어 시스템은 그 어떤 그룹웨어에서도 제공하지 않고 관심이 없었던 2014년부터 모바일 기기를 이용한 문서 서명 기능을 제공하기 시작했습니다.
(참고) 그룹웨어 시스템에서 문서를 작성해 기안을 올리고 결재를 진행하는 전자결재 기능과 지금 설명하는 전자 문서에 서명을 받는 업무는 내용과 형식이 다른 업무입니다.

 

 

 

NOPSpro 모바일 문서 서명 소개

 

먼저 스마트폰에서 문서를 작성하고 서명받는 과정을 실제 동영상으로 간단히 확인해보겠습니다.

NOPSpro 메신저/그룹웨어에서 제공하는 문서 서명 시스템이 어떤 특징과 기능을 제공하는지 하나씩 살펴보겠습니다.
전자서명 문서 시스템에서 제공하는 기능적 특징은 아래와 같습니다.

1업무에 꼭 맞춘 서식을 제작해 원하는 위치에 서명을 처리할 수 있습니다.
» 업무 서식은 아주 다양합니다. 현재 사용하시는 서식 그대로 원하는 위치에 원하는 크기로 서명을 처리하도록 서식을 제작할 수 있습니다.
프로그램과 독립적으로 서식을 제작하고 적용할 수 있도록 설계되었습니다.

 

2편법을 사용할 수 없는 사진과 서명 일시를 기록할 수 있습니다.
» 물품 또는 현장 사진을 문서에 삽입하는 경우 내 폰에 존재하는 이미지를 선택해서 적용하는 방법이 아니라 현장에서 즉시 촬영 형식으로 문서에 삽입하도록 제한할 수 있습니다.
업무적 특성에 따라 사진의 재활용을 방지해야 하는 상황에서 활용할 수 있는 기능입니다.
또한 서명 일시를 시스템이 자동으로 삽입하도록 해 서명 시점을 조작할 수 없도록 제한할 수 있습니다.

 

3서명받는 위치를 문서와 함께 기록할 수 있습니다.
» 고객을 방문해서 서명을 받는 문서라면 서명받는 위치 정보를 같이 저장할 수 있습니다.
저장된 위치정보를 통해 어디에서 문서가 작성되었는지 지도로 조회하고 확인할 수 있습니다.

 

4녹취 파일을 만들 수 있습니다.
» 서비스나 상품을 설명하는 과정을 녹취하고 문서에 첨부할 수 있습니다.
작성하는 서식에 따라 문서를 작성하기 시작할 때 녹취를 자동으로 시작하도록 지정할 수 있고, 서명받은 문서를 저장할 때 녹취파일이 자동으로 문서에 첨부되어 참조할 수 있습니다.

 

5문서는 pdf로 저장되며 고객과 관련된 문서는 고객 이력에 자동으로 등록됩니다.
» 문서를 저장하면 pdf로 변환되어 지정 문서 함에 저장됩니다.
서버에 저장하는 pdf 문서를 암호화하여 저장하도록 설정할 수 있습니다.
또한 작성한 문서가 고객과 관련된 문서인 경우 자동으로 고객 이력에 문서가 등록되어 고객 정보를 조회할 때 쉽게 서명 문서를 조회하고 참조할 수 있습니다.
그뿐만 아니라 각각의 서명 문서에도 고객정보가 자동으로 링크되어 문서 함에서 서명 문서를 조회할 때에도 서명 문서와 관련된 고객 정보를 즉시 오픈해 고객 상세정보와 이력을 조회할 수 있습니다.

 

6메일 또는 MMS로 고객에게 즉시 전송할 수 있습니다.
» “문자로 문서 보내기” 메뉴를 선택하면 문서를 이미지로 변환하고 문자 전송화면에 자동으로 첨부해 쉽게 정보를 전송할 수 있습니다.
“메일 문서에 첨부” 메뉴를 선택하면 메일 작성 화면으로 연결되고 서명 문서가 자동으로 첨부됩니다. 또한 수신자 정보에는 고객의 메일 계정이 자동으로 입력됩니다.
내용만 간단히 기록해 쉽게 메일로 전송할 수 있습니다.

 

7게시문서, 일정문서 등 다른 문서에서도 서명 기능을 활용할 수 있습니다.
» 게시글로 작성하는 문서도 서명 기능을 그대로 활용할 수 있습니다.
서명 후에도 문서 내용을 수정하는 업무인 경우 게시 문서를 이용해 문제를 해결할 수 있습니다. 게시 문서로 서명 문서를 작성하면 서명 후에도 반복적으로 문서를 수정할 수 있으며 이런 특징을 이용해 다양한 상황에서도 유연하게 서명 업무를 적용할 수 있습니다.

 

8문서가 저장되면 관련 담당자에게 자동으로 전송됩니다.
» 문서가 저장되면 (문서함, 게시판 단위로 미리 지정된) 담당자에게 자동으로 전송됩니다.
문서 작성자가 수신자를 임의로 지정하면 지정된 수신자에게 문서가 전송됩니다.
이렇게 서명 문서가 실시간으로 관련 담당자에게 전달되어 서명 후 업무 처리를 쉽게 이어갈 수 있어 협업 처리에 유용합니다.

 

9문서를 쉽고 빠르게 작성할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다.
» PC에서 미리 기본적인 문서 내용을 작성할 수 있지만, 주로 모바일 기기에서 문서를 작성하기 때문에 문서를 보다 쉽게 작성할 수 있는 다양한 기능을 제공하고 있습니다.
서명 서식은 단순히 틀만 제공하게 아니라 프로그램 기능을 추가할 수 있습니다.
부서, 직위, 작성자, 전화번호, 작성 일자 등 기본정보는 자동으로 입력됩니다.
서식 내 고객명 항목을 선택(검색)하면 주소, 담당자, 메일, 전화번호 등 고객 상세정보가 서식에 자동으로 입력됩니다.
날짜는 달력에서 선택해 입력하고, 은행, 품명, 분류 등 다양한 입력항목을 범례 목록에서 선택해 입력하도록 서식을 제작할 수 있습니다.
터치만 하면 입력값이 토글되어 자동으로 지정되도록 처리할 수 있습니다.
이렇게 모바일에서 타이핑을 최소화하고 자동 입력, 선택 입력하도록 서식을 제작하면 정확한 내용을 쉽고 빠르게 작성할 수 있습니다.

 

10서명 문서함 또는 개별 문서에 대한 조회를 엄격하게 통제하고 관리할 수 있습니다.
» 문서함 단위로 접근 권한을 설정할 수 있고, 문서함 내에서도 개별 문서의 보안 등급과 각 사용자의 보안등급으로 문서의 접근을 세밀하게 통제할 수 있습니다.
문서를 조회한 이력은 로그에 자동으로 기록되며 쉽게 참조할 수 있습니다.

 

 

 

이처럼 업무에 편리하게 적용할 수 있도록 다양한 특성과 기능을 제공하고 있습니다.
종이 문서가 아닌 전자 문서로 서명을 처리하세요.
여러분의 업무를 한 단계 더 도약시킬 수 있습니다.
NOPSpro 메신저/그룹웨어가 해결해 드리겠습니다.

 

 

기업은 쉽게 사용할 수 있는 문서 서명 시스템이 필요합니다.
NOPSpro그룹웨어 http://www.nops.co.kr